Gdy pojawia się nowa oferta pracy albo obecne zatrudnienie przestaje odpowiadać, często nie można odejść z dnia na dzień. Wypowiedzenie umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia pozwala zakończyć zatrudnienie w przewidzianym prawem terminie, ale wymaga poprawnego ustalenia daty, formy dokumentu i obowiązków obu stron. Wyjaśniam, jak przejść przez tę procedurę, czego dopilnować i kiedy można skrócić czas oczekiwania na zakończenie umowy.
Najważniejsze zasady można sprawdzić w kilku prostych punktach
- Okres wypowiedzenia zależy od rodzaju umowy i stażu u danego pracodawcy.
- Oświadczenie powinno być pisemne, a najważniejszy jest dowód jego skutecznego doręczenia.
- Pracownik, który sam składa wypowiedzenie, nie musi podawać przyczyny.
- Pracodawca wypowiadający umowę musi wskazać konkretny i uzasadniony powód oraz pouczyć o prawie odwołania.
- Okres wypowiedzenia można skrócić za zgodą stron, ale nie oznacza to porozumienia stron.
Co oznacza rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem
To jednostronne oświadczenie pracownika albo pracodawcy, które prowadzi do zakończenia umowy po upływie określonego czasu. Druga strona nie musi wyrazić zgody, dlatego wypowiedzenie różni się od porozumienia stron, gdzie data odejścia zależy od wspólnych ustaleń.
| Element | Wypowiedzenie | Porozumienie stron |
|---|---|---|
| Kto podejmuje decyzję | Jedna ze stron | Pracownik i pracodawca wspólnie |
| Okres oczekiwania | Zwykle wynika z przepisów i stażu | Strony ustalają konkretną datę |
| Zgoda drugiej strony | Nie jest potrzebna | Jest konieczna |
| Możliwość cofnięcia | Co do zasady wymaga zgody drugiej strony | Wymaga zgodnego stanowiska stron |
Jeżeli to pracownik wypowiada umowę, nie musi tłumaczyć, dlaczego odchodzi. Wystarczy jasne oświadczenie, że wypowiada umowę o pracę. Inaczej wygląda sytuacja po stronie pracodawcy, który musi podać przyczynę wypowiedzenia przy umowie na czas określony i nieokreślony. Powód powinien być rzeczywisty, konkretny i możliwy do obrony, a nie ograniczać się do ogólnego stwierdzenia o utracie zaufania.
Jak obliczyć długość okresu wypowiedzenia
Przy umowie na czas określony i nieokreślony decyduje przede wszystkim łączny staż u tego samego pracodawcy. Zlicza się co do zasady wcześniejsze okresy zatrudnienia, nawet jeśli między umowami występowały przerwy. Sam okres wypowiedzenia również wlicza się do stażu, dlatego w niektórych przypadkach pracownik może przejść do dłuższego okresu przed faktycznym ustaniem zatrudnienia.
| Rodzaj umowy | Staż lub długość umowy | Okres wypowiedzenia |
|---|---|---|
| Okres próbny | Do 2 tygodni | 3 dni robocze |
| Okres próbny | Dłużej niż 2 tygodnie | 1 tydzień |
| Okres próbny | 3 miesiące | 2 tygodnie |
| Czas określony lub nieokreślony | Krócej niż 6 miesięcy | 2 tygodnie |
| Czas określony lub nieokreślony | Co najmniej 6 miesięcy | 1 miesiąc |
| Czas określony lub nieokreślony | Co najmniej 3 lata | 3 miesiące |
Przy okresie liczonym w tygodniach umowa kończy się w sobotę, a przy okresie miesięcznym w ostatnim dniu miesiąca. Jeśli więc pracownik z miesięcznym wypowiedzeniem złoży dokument w trakcie miesiąca, zatrudnienie zwykle zakończy się dopiero z końcem kolejnego miesiąca. To właśnie tutaj najczęściej pojawiają się pomyłki, dlatego zawsze sprawdzam nie tylko dzień złożenia pisma, lecz także ustawową zasadę zakończenia terminu.
Przykładowo osoba zatrudniona od pięciu miesięcy może mieć początkowo dwutygodniowe wypowiedzenie, ale jeśli zatrudnienie wraz z okresem wypowiedzenia przekroczy sześć miesięcy, w praktyce może obowiązywać miesięczny okres. Przy wątpliwościach warto policzyć staż do planowanego dnia rozwiązania umowy, a nie wyłącznie do dnia wręczenia dokumentu.
Jak poprawnie złożyć wypowiedzenie
Najbezpieczniejsza forma to krótki dokument papierowy z datą, danymi stron, oznaczeniem umowy i własnoręcznym podpisem. Pracownik może przekazać go bezpośrednio w siedzibie firmy, wysłać listem poleconym albo skorzystać z elektronicznej formy opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Co powinno znaleźć się w piśmie pracownika
- miejscowość i data sporządzenia dokumentu,
- dane pracownika i pracodawcy,
- jasne oświadczenie o wypowiedzeniu umowy,
- informacja o rodzaju umowy,
- podpis pracownika.
Przykładowe sformułowanie może brzmieć: „Wypowiadam umowę o pracę zawartą dnia 10 marca 2024 roku z zachowaniem obowiązującego okresu wypowiedzenia”. Nie trzeba wpisywać powodu odejścia ani szczegółowo opisywać planów zawodowych. Im prostsze i bardziej jednoznaczne pismo, tym mniejsze ryzyko sporu o jego treść.
Jak pracodawca powinien przygotować dokument
Pracodawca powinien wskazać przyczynę wypowiedzenia, pouczyć pracownika o prawie odwołania do sądu pracy i podać termin na wniesienie odwołania. Przy pracowniku reprezentowanym przez zakładową organizację związkową może być potrzebna wcześniejsza konsultacja związkowa.
Samo wysłanie wiadomości e-mail bez odpowiedniej formy może być ryzykowne. Oświadczenie złożone wadliwie nie zawsze jest automatycznie nieważne, ale może otworzyć drogę do dochodzenia roszczeń. Z praktycznego punktu widzenia liczą się dwie rzeczy: treść dokumentu oraz możliwość wykazania, kiedy druga strona mogła się z nim zapoznać.
Co dzieje się w czasie wypowiedzenia
Do ostatniego dnia zatrudnienia pracownik pozostaje pracownikiem firmy. Nadal ma prawo do wynagrodzenia, korzysta z obowiązujących świadczeń i powinien wykonywać swoje obowiązki, chyba że pracodawca zwolni go z obowiązku świadczenia pracy. Takie zwolnienie nie jest urlopem i co do zasady zachowuje prawo do wynagrodzenia.
Urlop wypoczynkowy i niewykorzystane dni
Pracodawca może udzielić urlopu w okresie wypowiedzenia, nawet jeśli pracownik nie planował go wcześniej. Jeśli do dnia rozwiązania umowy pozostaną niewykorzystane dni, zwykle należy wypłacić ekwiwalent pieniężny. Nie warto samodzielnie zakładać, że urlop „zejdzie” automatycznie, ponieważ termin jego wykorzystania ustala pracodawca.
Zwolnienie na poszukiwanie pracy
Jeżeli to pracodawca wypowiedział umowę, pracownikowi może przysługiwać płatne zwolnienie na poszukiwanie pracy. Przy okresie wypowiedzenia wynoszącym dwa tygodnie albo miesiąc są to 2 dni robocze, a przy okresie trzymiesięcznym 3 dni robocze. To uprawnienie nie powstaje automatycznie wtedy, gdy pracownik sam składa wypowiedzenie.
W tym czasie warto uporządkować dokumenty, poprosić o referencje i ustalić sposób przekazania obowiązków. Z mojego punktu widzenia właśnie spokojne przekazanie projektów robi najlepsze wrażenie, nawet jeśli rozstanie z firmą nie przebiega idealnie.
Kiedy można skrócić albo zakwestionować wypowiedzenie
Po złożeniu wypowiedzenia strony mogą uzgodnić wcześniejszą datę zakończenia zatrudnienia. Potrzebne jest jednak porozumienie, najlepiej w formie pisemnej. Taka zmiana nie przekształca wypowiedzenia w porozumienie stron, co może mieć znaczenie między innymi przy ocenie sposobu rozwiązania umowy.
Pracodawca może też jednostronnie skrócić trzymiesięczny okres wypowiedzenia, gdy przyczyną jest upadłość, likwidacja firmy albo przyczyny niedotyczące pracownika. W takim przypadku okres może zostać skrócony maksymalnie do miesiąca, a za pozostały czas należy się odszkodowanie.
Cofnięcie dokumentu
Wypowiedzenie staje się skuteczne, gdy dotrze do drugiej strony w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Późniejsza zmiana decyzji nie wystarczy. Cofnięcie wymaga zgody drugiej strony, dlatego nie traktowałbym wysłania kolejnego e-maila jako pewnego rozwiązania problemu.
Przeczytaj również: Aneks do umowy o pracę - Jak go przygotować i uniknąć błędów?
Odwołanie do sądu pracy
Jeżeli pracodawca naruszył przepisy, pracownik może odwołać się do sądu pracy w terminie 21 dni od doręczenia wypowiedzenia. Dotyczy to między innymi braku wymaganej przyczyny, przyczyny pozornej, naruszenia szczególnej ochrony albo błędów formalnych. W takiej sytuacji nie warto czekać do ostatniego dnia, ponieważ zebranie korespondencji, dokumentów i świadków wymaga czasu.
Nie każde niezadowolenie z decyzji pracodawcy oznacza wygraną w sądzie. Znaczenie ma to, czy przyczyna była prawdziwa, wystarczająco konkretna i związana z rzeczywistą sytuacją w zakładzie pracy.
Jak spokojnie zamknąć zatrudnienie
- Sprawdź rodzaj umowy i łączny staż u pracodawcy.
- Ustal dzień, w którym wypowiedzenie faktycznie dotrze do drugiej strony.
- Przygotuj dokument w dwóch egzemplarzach i zachowaj potwierdzenie odbioru.
- Policz urlop, dni na poszukiwanie pracy i ewentualny ekwiwalent.
- Poproś o świadectwo pracy i dopilnuj rozliczenia sprzętu, dostępu oraz dokumentów.
Największy błąd polega zwykle na utożsamianiu daty napisania wypowiedzenia z datą zakończenia umowy. Bezpieczniej potraktować cały proces jak krótką procedurę: najpierw prawidłowe doręczenie, potem dokładne policzenie terminu, a na końcu spokojne rozliczenie obowiązków. Dzięki temu odejście z pracy nie musi oznaczać konfliktu ani niepotrzebnego ryzyka formalnego.
